Databeskyttelsespolitik (oplysningspligten)
Beskyttelse af personlige oplysninger har høj prioritet hos Bitten & Mads Clausens Fond. Vi har derfor udarbejdet en politik for, hvordan Bitten & Mads Clausens Fond (”vi” eller ”os”) behandler dine personlige oplysninger.
Bitten & Mads Clausens Fond er den dataansvarlige
Bitten & Mads Clausens Fond, CVR-nr. 41815612, beliggende Nordborgvej 81, 6430 Nordborg, er dataansvarlig for de personoplysninger som vi behandler.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder - som beskrevet nedenfor - eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte:
Bitten & Mads Clausens Fond
Tlf.nr. 2963 6410
info@bmcfond.dk
Vores behandlingsaktiviteter
- Uddelinger i henhold til fondens fundats
- Besøgende på vores domicil
- Besøgende på bmcfond.dk
- Rekruttering (uopfordrede ansøgninger)
- Leverandør- og samarbejdspartneradministration
- Administration af arrangementer
- Venteliste til lejemål
I afsnittende nedenfor kan du læse mere om, hvilke typer af personoplysninger vi behandler om dig og med hvilke behandlingsgrundlag (hjemmel) alt afhængigt af formålet:
Uddelinger i henhold til fondens fundats
Formål
Formålet med vores behandling af personoplysninger er at kunne varetage kommunikation og administration i forbindelse med Fondens uddelinger og initiativer, herunder omtale af projektet samt etablering og gennemførelse af samarbejdet. I den forbindelse kan vi offentliggøre billeder eller videoer med henblik på at omtale de projekter, som vi enten støtter eller investerer i.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, titel, mailadresse og telefonnummer på kontaktpersoner. Vi kan behandle og offentliggøre almindelige personoplysninger i form af situationsbilleder og/eller video på vores hjemmeside.
Kategorier af registrerede
Kontaktpersoner og medarbejdere hos de organisationer, som vi vælger at støtte gennem vores uddelingsinitiativer.
Datakilde
Oplysningerne modtages direkte fra de pågældende organisationer eller fra kontaktpersonerne selv i forbindelse med fondens udvælgelse, dialog og administration af uddelingsinitiativer.
Behandlingsgrundlag
Vi behandler personoplysninger jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at behandle kontaktoplysninger til brug for kommunikation og administration af uddelinger. Hvis der er indgået en aftale i forbindelse med uddelingen, behandles personoplysningerne, idet det er nødvendigt for at opfylde den indgåede aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Vi behandler endvidere personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale, der er nødvendig i henhold til den retlig forpligtelse om at overholde bogføringslovens § 10, stk. 1 om opbevaring, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Vi behandler og offentliggør billeder og videoer (almindelige personoplysninger) med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at omtale og formidle de initiativer, som vi støtter eller investerer i.
Før vi offentliggør et billede eller en video, vurderer vi altid, om karakteren af billedet/videoen er i overensstemmelse med vores legitime interesse, hvor vi blandt andet vurderer i hvilken sammenhæng billedet/videoen indgår, hvad der er formålet med offentliggørelsen og hvilke eventuelle indvirkninger en offentliggørelse af billedet/videoen kan have for de personer, der er afbilledet. Herudover vurderer vi altid, om formålet med billedet/videoen stemmer overens med formålet med offentliggørelsen og evt. den tekst, som er knyttet til billedet/videoen.
Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af billedet/videoen, har du ret til at gøre indsigelse, hvorefter vi vil fjerne billedet/videoen. Det gør du ved at ringe til os eller skrive en mail til info@bmcfond.dk.
Opbevaring og sletning
Idet der alene behandles kontaktoplysninger til brug for kommunikation og administration af uddelinger, vil der løbende tages stilling til, om der fortsat er et arbejdsbetinget behov for opbevaring af oplysningerne.
Herudover vil personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale blive opbevaret i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 10, stk. 1.
Oplysninger om de initiativer og projekter, vi støtter, opbevares, så længe der er et sagligt behov for at behandle dem – herunder for offentliggørelse – og så længe omtalen af projektet er relevant. Vi vurderer desuden løbende, om særlige forhold tilsiger en kortere eller længere opbevaringsperiode.
Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke personoplysninger til tredjeparter, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.
Vi kan videregive personoplysninger til professionelle rådgivere og samarbejdspartnere, herunder revisorer samt offentlige myndigheder, såfremt vi bliver det pålagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Billederne/videoerne kan blive offentliggjort på vores hjemmeside (https://bmcfond.dk).
Besøgende på vores domicil
Formål
Vi behandler personoplysninger om besøgende af administrative hensyn, herunder administration af møder og af sikkerhedsmæssige årsager.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn og evt. titel, organisation på besøgende samt navnet på værten hos os. Herudover behandler vi personoplysninger, der fremgår af videoovervågning.
Kategorier af registrerede
Besøgende på vores domicil, fx potentielle kandidater, kontaktpersoner og medarbejdere hos de organisationer, som vi vælger at støtte gennem vores uddelingsinitiativer samt repræsentanter hos vores leverandører.
Datakilde
Besøgende på vores domicil.
Behandlingsgrundlag
Vores behandling af personoplysningerne er nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse i at administrere og afholde møder samt for at sikre et højt sikkerhedsniveau, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vores behandling af personoplysningerne sker i overensstemmelse med tv-overvågningslovens § 3, stk. 1. De steder, vi videoovervåger, oplyser vi herom.
Tidsrum for opbevaring
Vores gæsteregistrering i receptionen opbevares i 1 måned regnet fra besøgstidspunktet. Såvel registreringer som videooptagelser lagres sikkert og gennemgås og afspilles kun, hvis der er grundlag herfor, fx en hændelse, og alene for udvalgte personer. Videooptagelserne slettes automatisk efter 14 dage regnet fra optagelsestidspunktet, medmindre der er identificeret et forhold, der kræver undersøgelse, såsom tyveri.
Modtagere
Vi videregiver alene personoplysninger til politiet, såfremt der er identificeret forhold, der kræver undersøgelse, såsom tyveri og hærværk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.
Besøgende på bmcfond.dk
Formål
Vi behandler personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside med henblik på at samle statistik om brugen af websitet, så vi løbende kan forbedre brugeroplevelsen ved at se, hvilken type indhold, der er efterspurgt. Personoplysninger indsamles fra cookies i henhold til vores cookiepolitik, som du finder her: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler alene almindelige personoplysninger, som den besøgende giver samtykke til, såsom oplysninger om færden på hjemmesiden og IP-adresse.
Læs mere om vores brug af cookies: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/
Kategorier af registrerede
Besøgende på vores hjemmeside.
Datakilde
Besøgende på vores hjemmeside.
Behandlingsgrundlag
Personoplysninger der indsamles fra cookies behandles på grundlag af den besøgendes samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Herudover forfølger vi en legitim interesse i at gøre vores hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner og huske den besøgendes indstillinger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer personoplysningerne i 2 år, regnet fra datoen, hvor den besøgende afgav sit samtykke.
Modtagere
Vi videregiver trafikdata og ip-adresser til tredjeparter i forbindelse med brug af tredjepartscookies på
vores hjemmeside. Læs nærmere i vores cookiepolitik: https://www.bmcfond.dk/cookiepolitik/
Herudover gør vi brug af databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader
personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.
Rekruttering (uopfordrede ansøgninger)
Ledige stillinger hos Bitten & Mads Clausens Fond vil blive opslået på Danfoss A/S’ hjemmeside, hvorfor vi henleder til, at du holder øje med åbne stillingsopslag på Danfoss A/S’ hjemmeside: https://www.danfoss.com/da-dk/about-danfoss/careers/
I den forbindelse overtager Danfoss A/S ansvaret for behandlingen af oplysningerne i rekrutteringsprocessen, hvorfor du venligst bedes gøre dig bekendt med Danfoss A/S’ privatlivspolitik.
I tilfælde af, at du sender en uopfordret ansøgning direkte til Bitten & Mads Clausens Fond, er vi forpligtet til at give dig følgende oplysninger:
Formål
Formålet med vores behandling af personoplysningerne er at besætte fremtidige, endnu ikke opslåede stillinger hos os.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, som du selv afgiver i din uopfordrede jobansøgning (fx navn, adresse, e-mail, jobansøgning og CV).
Vi har ikke behov for at behandle fortrolige (fx CPR-nr.) og/eller følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår os.
Kategorier af registrerede
Uopfordrede kandidater
Datakilde
Kandidaten
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at vurdere kandidaten og eventuelt besætte en fremtidig stilling med en passende kandidat.
Når vi modtager personoplysninger, som ansøgeren på eget initiativ aktivt overlader til os, anses disse for modtaget med ansøgerens samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3.
Tidsrum for opbevaring
Vi behandler dine personoplysninger indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet. Uopfordrede ansøgninger opbevares i op til 6 måneder fra modtagelsen af ansøgningen. Hvis der gives afslag, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 3 måneder, regnet fra tidspunktet for afslaget.
I tilfælde af, at du har givet samtykke til, at vi opbevarer ansøgningen i længere tid fx i forbindelse med besættelse af andre eller fremtidige stillinger, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Modtagere
I tilfælde af, at vi finder din ansøgning interessant, vil dine personoplysninger blive videregivet til Danfoss A/S, som herefter forestår rekrutteringsprocessen. I den forbindelse overtager Danfoss A/S ansvaret for behandlingen af oplysningerne i rekrutteringsprocessen, hvorfor du venligst bedes gøre dig bekendt med Danfoss A/S’ privatlivspolitik.
Under alle omstændigheder vil dine personoplysninger behandles fortroligt og det er således kun de medarbejdere, som er involveret i rekrutteringsprocessen, der har adgang til dine oplysninger.
Leverandør- og samarbejdspartneradministration
Formål
Formålet med at behandle personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandør- og samarbejdspartnere er, at kunne varetage kontraktstyring samt at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer samt eventuelt bankkontooplysninger på leverandører og samarbejdspartnere, som er enkeltmandsvirksomheder.
Herudover behandler vi navn, titel, e-mailadresse og telefonnummer på eventuelle kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere.
Kategorier af registrerede
Leverandøren og/eller samarbejdspartneren, herunder medarbejdere hos disse.
Datakilde
Leverandøren og/eller samarbejdspartneren eller medarbejdere, der er angivet som kontaktpersoner hos leverandøren og/eller samarbejdspartneren.
Behandlingsgrundlag
Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med leverandøren og samarbejdspartneren, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, hvor det er en enkeltmandsvirksomhed.
Behandling af personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartnere er nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere og opfylde kontrakten med samarbejdspartneren, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger der indgår i regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartnere, vil løbende blive vurderet, om der fortsat er et arbejdsbetinget behov for opbevaring af oplysningerne.
Modtagere
Vi videregiver personoplysninger til revisor i forbindelse med revision.
Herudover benytter vi databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre tilstrækkelig sikkerhed for de personoplysninger, der bliver overladt til dem.
Administration af arrangementer
Formål
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger med det formål at administrere faglige arrangementer. Det omfatter blandt andet administration af deltagere, udsendelse af invitationer og deltagerlister samt facilitering, afvikling og omtale af arrangementerne gennem artikler, situationsbilleder og videoer på vores hjemmeside.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, organisation, stillingsbetegnelse, telefonnummer og e-mailadresse.
Kategorier af registrerede
Deltagere og eventuelle oplægsholdere
Datakilde
Deltageren og oplægsholderen. Vi kan også selv tage situationsbilleder i forbindelse med vores arrangementer.
Behandlingsgrundlag
Når vi inviterer dig til et fagligt arrangement, som vi har vurderet som værende interessant for dig, gør vi det ud fra vores legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Bemærk, at arrangementet på ingen måde vil have til formål at udøve erhvervsmæssig eller kommerciel aktivitet. Du har til enhver tid mulighed for at frabede dig flere invitationer ved at besvare invitationen pr. mail ved at skrive ”frameld”.
I andre tilfælde vil behandlingen af personoplysninger ske på grundlag af deltagerens samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Såfremt du vælger at deltage til arrangementet, er behandlingen nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere og varetage driften af arrangementet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og litra a.
Vi kan også behandle og offentliggøre situationsbilleder og videoer (almindelige personoplysninger) med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at omtale og formidle de arrangementer, som vi afholder.
Før vi offentliggør et billede eller en video, vurderer vi altid, om karakteren af billedet/videoen er i overensstemmelse med vores legitime interesse, hvor vi blandt andet vurderer i hvilken sammenhæng billedet/videoen indgår, hvad der er formålet med offentliggørelsen og hvilke eventuelle indvirkninger en offentliggørelse af billedet/videoen kan have for de personer, der er afbilledet. Herudover vurderer vi altid, om formålet med billedet/videoen stemmer overens med formålet med offentliggørelsen og evt. den tekst, som er knyttet til billedet/videoen.
Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af billedet/videoen, har du ret til at gøre indsigelse, hvorefter vi vil fjerne billedet/videoen. Det gør du ved at ringe til os eller skrive en mail til info@bmcfond.dk.
Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne så længe vi har et sagligt behov for behandlingen, herunder omtalen og formidlingen af arrangementet. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring.
Modtagere
Vi videregiver oplysninger til eventuelle samarbejdspartnere og/eller indlægsholdere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra n og f.
Vi deler deltagerlisten med de øvrige deltagere, som er tilmeldt arrangementet, jf.
databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Af deltagerlisten vil der alene fremgå personoplysninger om navn, e-mailadresse, organisation og stillingsbetegnelse.
Såfremt du ikke ønsker, at dine personoplysninger skal fremgå af deltagerlisten, bedes du venligst rette henvendelse til os. Du kan læse mere om dine rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig, længere nedenfor i denne databeskyttelsespolitik.
Billederne/videoerne kan blive offentliggjort på vores hjemmeside:https://bmcfond.dk
Venteliste til lejemål
Formål
Vi indsamler og behandler personoplysninger om potentielle lejere – i form af ventelister – for at administrere og håndtere interesse i projekter, som BMC Fonden er involveret i.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn og e-mailadresse.
Kategorier af registrerede
Potentielle lejere
Datakilde
Den potentielle lejer
Behandlingsgrundlag
BMC Fonden behandler personoplysninger om dig, hvis du har henvendt dig og udtryk interesse i et projekt, som vi er involveret i.
Oplysningerne behandles på baggrund af både vores og din egen legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at kunne administrere interesserede lejere, og du har en interesse i, at være på venteliste til lejemålet.
Du har til enhver tid mulighed for at frabede dig at modtage information om et konkret byggeprojekt ved at besvare informationen pr. mail ved at skrive ”frameld”.
Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne indtil, at ventelisten kan overdrages til en ejendomsmægler. Vi vurderer, at vi herefter ikke længere har et sagligt behov for behandlingen af personoplysninger, og de slettes derfor umiddelbart efter, at vi har videregivet dem til ejendomsmægleren. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver kortere eller længere tids opbevaring.
Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi alene personoplysninger om dig til dén ejendomsmægler, der skal forestå salget/udlejningen af de pågældende enheder, da det er nødvendigt for at videregive din interesse i lejemålet.
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
I det omfang vi bruger samarbejdspartnere, der er etableret udenfor EU/EØS, vil det altid ske under iagttagelse af gyldige europæiske overførselsgarantier i form af Europa-Kommissionen standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46, stk. 2, litra C.
For samarbejdspartnere i USA kan vi oplyse, at Europa-Kommissionen har truffet en tilstrækkelighedsafgørelse, som anerkender, at virksomheder i USA, der er tilsluttet EU-U.S. Data Privacy Framework-programmet (DPF), sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45.
Sikkerhed
Vi værner om dine oplysninger, og har derfor høje standarder for sikkerhed. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder.
Modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer.
Dine oplysninger lagres inden for EU (Den Europæiske Union) og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”). Hvis vi på et senere tidspunkt skal overføre personoplysninger til modtagere i tredjelande, sker dette inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne og der vil fremgå nærmere information om dette i denne databeskyttelsespolitik.
Dine rettigheder:
Retten til indsigt:
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Retten til at få berigtiget data:
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Retten til at få slettet data:
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Retten til at få begrænset behandling af data
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af data
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Hvor vi behandler almindelige personoplysninger efter interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, 1, litra f, kan du gøre indsigelse herimod, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21, f. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Retten til at overføre data:
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Retten til at tilbagekalde dit samtykke
Hvis du har givet samtykke til en behandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på info@bmcfond.dk.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på info@bmcfond.dk.
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet. Du finder deres kontaktoplysninger på ww.datatilsynet.dk.
Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi anerkender, at gennemsigtighed er et løbende ansvar. Vi vil derfor løbende gennemgå og opdatere denne databeskyttelsespolitik.
Databeskyttelsespolitikken er opdateret den 6. oktober 2025.
6. oktober 2025, version 2.2.
